Инструкция для руководителей по управлению удаленными сотрудниками

Инструкция для руководителей по управлению удаленными сотрудниками

Удаленная работа с каждым днем становится все более популярной. Такой режим, особенно в условиях событий, связанных с эпидемией коронавируса и экономическим кризисом, удобен как для владельцев бизнеса, так и для сотрудников организаций. Но из-за сомнений относительно сложности проведения процедуры и страха потери контроля над рабочим процессом немногие решаются внедрить его в своих компаниях. Эти советы помогут реализовать переход на дистанционный формат грамотно и безболезненно, решить проблемы с квалифицированными кадрами, которые порой трудно найти в вашем регионе.

Совет № 1. С чего начать?
Выстраивая эффективную оптимизацию процесса, следует подготовиться технически, экономически, законодательно. Разработать новые правила, обучить менеджеров управлению людьми в данной ситуации. Практика показывает, что тщательно продумывая принципы бизнес-деятельности, стоит предусмотреть нестыковки и потери. Чтобы в случае непредвиденных обстоятельств внести коррективы для стабилизации деятельности предприятия или возврата к прежнему режиму.

Переводя персонал на удаленный или гибкий вид занятости (1-2 дня в неделю – дома, остальные – в офисе), необходимо дать время на адаптацию. Не стоит устанавливать жесткий контроль за выполнением каждого отдельного поручения, лучше отслеживать результаты, это отнимает меньше сил и времени. Большие объемы разделить на несколько человек и тогда можно быть уверенным, что каждый из них отнесется более ответственно к своей задаче. Желательно равномерно распределять нагрузку, чтобы все справились с ней одновременно.

В то же время установить на первых порах критерии отслеживания, не пуская все на самотек. Нужно быть всегда в курсе, на каком этапе в данный момент находится выполнение задания. А для этого четко прописывается план работ и уточняется степень его понимания исполнителями. Конечно, при этом они должны обладать высокой самодисциплиной, быть ориентированными на результат.

Совет № 2. Обеспечение персонала всем необходимым для плодотворного выполнения обязанностей
Этот пункт является немаловажным в качественной работе. При возникновении сложностей с доступом к ресурсам, появлении помех в момент проведения конференц-колов, трудностей в использовании информационных технологий сделают обсуждение насущных вопросов проблематичным. Новичкам понадобятся инструкции по эксплуатации мессенджеров, ссылки на электронные почты, другие каналы формальной и неформальной связи.

Для профессионального роста организовывайте для всего штата учебные мероприятия и курсы повышения квалификации.

Совет № 3. Продумать способы единства и коммуникации в коллективе
Для высокой продуктивности и слаженности в работе необходим контакт не только между начальником и подчиненным, но и между всеми коллегами, в том числе и удаленными. Для чего необходимо:

  1. Познакомить сотрудников друг с другом. Найти способы их активного взаимодействия для решения текущих вопросов. К тому же это позволит освободиться вам от лишних действий и направить силы на осуществление более глобальных задач.
  2. Написать и отправить письмо, чтобы помочь тем, кто находится дистанционно, влиться в коллектив с начала трудовой деятельности и ощутить поддержку. В нем можно для знакомства с новым участником команды разместить его фотографию, e-mail, ссылку на страницу в соцсетях.
  3. Обязательно поздравлять всех работников с праздничными датами и не скупиться на похвалы, когда они этого заслуживают. Тогда «удаленщики» смогут убедиться, что они не менее значимая часть компании.
  4. Определить правила и средства общения. Уточните время, в течение которого следует отвечать на сообщения. Выберите платформу, групповые чаты для осуществления связи, получения инструкций и распоряжений. Должен быть общий доступ к рабочим материалам через облачные хранилища.
  5. Установите график подачи отчетов, старайтесь сами вовремя проверять почту или хотя бы не забывать отправлять уведомления, что вы их видели или читали.

Совет № 4. Активное использование видеосвязи
По данным исследований Pas Grau Internacional Management, являющейся международным представителем в области управления бизнес-процессами, 87% удаленных специалистов чувствуют себя комфортнее, когда принимают участие в видеоконференциях. Можно видеосвязь использовать в общении один на один, а также во время совещаний. Тем более, что возможности такого способа контактирования растут, а развитые технологии позволяют применять интеллектуальную камеру с функциями оператора и аудио-системой с подавлением посторонних шумов.

Совет № 5. Быть лидером, а не офисным управленцем
Большая роль в лидерстве отводится наличию коммуникативных навыков. Удаленные работники зачастую не владеют информацией о некоторых изменениях внутри компании. Для того, чтобы они всегда были в курсе, понимали цели проектов и сроков исполнения, важность своего участия, следует вовлекать их в обсуждение планов, спорных моментов.

Необходимо учитывать разницу в часовых поясах. Когда даете срочное задание со строгим дедлайном, обращайте внимание на то, что человек может спать в это время и не находиться онлайн. В результате работу вы не получите к назначенному сроку. Поэтому, проводя собеседование с кандидатом на вакансию, неплохо было бы осведомиться о разнице во времени.

Применяйте с целью проверки отработки рабочего времени тайм-трекеры, скриншоты экранов. В них ежедневно должно вноситься количество отработанных часов или регистрироваться данные о начале и конце рабочего дня.

Ну и, конечно же, помните о взаимном уважении, лояльности и человечности, являющимися гарантами успеха любых начинаний в бизнесе. Корпоративные вечера помогут коллективу расслабиться, сплотиться, создать дружественную атмосферу. А это один из главных методов мотивации и заинтересованности в благополучной деятельности

Статьи по теме